若手も必読！会議の問題をあっさり解決する3つの考え方　〜本『世界で一番やさしい会議の教科書』

あなたの会議、うまくいってますか？

時間内に結論が出ない
話がそれる
参加意欲のない人がいる

など、問題がありませんか？

今日は本『世界で一番やさしい会議の教科書』から、会議で意識すべき3つの重要なことを紹介します。

会議を仕切る人だけでなく、若手こそ必読の内容です！

1. 会議の終了条件を確認する

会議をするにあたり、「目的」を明確にすることが大事です。

これにより話題がそれたり、だらだらと議論を続けたりすることが減るからです。

しかし会議を仕切る立場にない若手の場合、「会議の目的を明確にしましょう！」「この会議の目的は何ですか？」とは言いづらいでしょう。

そこで本書ではこのような提案をしています。

父は小さくため息をついて、「”どうなったら会議終了！と言えるんでしょうか？”と聞けばいい」と言った。
「どうなったら会議終了か？」
「そう、例の定例会議であれば、どういう状態になったら終了！っていえるんだろう？」
「ええっと…、たぶん…」。葵は考えるように目をつぶった。
「”事後対応すべき案件について、対応方法と担当者が決まったら”会議が終われると思う」
P.72

正直「どうなったら会議終了！と言えるんでしょうか？」でも、若手からはなかなか言いにくい気がします。

可能であれば、会議開始時にホワイトボードに「終了条件」を表にして書くのはどうでしょうか。

上記の例なら、ホワイトボードに以下のように書いておけば、議論がそれることもなく、また終了条件も分かります。

人間の脳は、空白を埋めたくなる心理が働くので良いと思いますよ。

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この手のホワイトボードの使い方や書き方などは、本書にも色々と紹介されていますよ。

2. 議題ごとの時間を決める

「あ、もう一つ、会議の時間を確認したいのですが」
「会議の時間は一時間だろう？」。今度は片澤が口を開いた。
「いえ、議題ごとの時間です。今日は内容が多そうなので時間配分を確認しておきたかったんです。議題はこんな感じですよね？」。葵はホワイトボードに議題を箇条書きにした。あーなるほど、という感じで、片澤がうなずく。
（中略）
片澤がその横に時間を書き込んだ。

定例会議＜議題＞
問い合わせ内容の確認　5分
事後対応が必要な物を選定　15分
事後対応方法と担当を決める　35分
決まったこと、やるべきこと確認　5分
P.62

これをしっかり決めておけば、時間通りにしっかり会議を終えられますね。

全員が時間を意識していることも重要ですね。

3. 終了時に、決まったことを再確認する

葵でもできそうなことから、ちょっとずつやろう。会議が終わったタイミングで、”決まったこと、やるべきこと”を確認するんだ」
P.35

「切り出し方が難しければ、こう言えばいい。『私の理解が合っているか確認したいんですけど、今日決まったことは、これとこれで、やるべきことはこれ、という認識で合ってますか？』。これくらいなら言えるだろ？」
P.37

さらに、ここで重要なのは3つの項目です。

やるべきことは、”誰が、いつまでに、何をするか”を明確にした方がいい。
P.37

この確認がサッと済むこともあれば、意外と認識の違いがあって問題になることもあります。

「いや、俺はそんなこと言ってないぞ」
「違う、その結論は違うでしょ」
「これの担当者が決まってないじゃん」

こうしたことになるのはむしろ大切です。後で問題になる前に、その場で確認できるのですから。

まとめ

ここで紹介した内容は超基本。

それでも意外とできていないことも多いのではないでしょうか。

本書が面白いのは、「隠れファシリテーター」という考え方。

表紙にもイラストで描かれている主人公・葵のように、若手が会議を裏で仕切ることがストーリーとして描かれているのです。

若手はどうしても会議がよく分からなかったり、意見を言い出せなかったり、いてもいなくても一緒という状況であったりするものです。

しかし本書の隠れファシリテートの技術をマスターすれば、若手が会議を裏で仕切り、より実りのあるものにすることができます。

出しゃばりすぎず、しかしちゃんと会議に参加しているように上司からも見られるでしょう。

若手でなくても、