知らないと損する!『自衛隊に学ぶメモ術』4選!  はてなブックマーク - 知らないと損する!『自衛隊に学ぶメモ術』4選!

自衛隊に学ぶメモ術 (マイナビ新書)

自衛隊にも一般の会社と同じように会議の議事録、訓練の指示書と報告書、人事の通達書といった書類がある。書類の性質はまちまちだが、内容に間違いがあると隊員の命にかかわるため、自衛隊では特に正確かつ簡潔な書き方が求められる

P.18
本『自衛隊に学ぶメモ術』は、自衛隊の仕事術、特にメモ術について学べるめずらしい本。

今日は本書から、4つのメモ術を紹介します!


これはビジネスパーソンに必須の技術です!





1. 日付・時間は数字のみで書く

日付の書き方はムダを省いて数字のみで書く。2014年10月1日なら「20141001」。2000年は間違えようがないのでもっと短くして 「141001」とするのもよい。

P.87

午後1時半とか師団指揮所とか書いている暇はない。時刻はすべて24時間表記にして、数字の間に「:」をつけたりしない。「:」をつける時間がムダだからだ。1330でわかる。(中略)
隊員は24時間体制で昼夜を分けず勤務している。いちいち午前◯◯時とか午後◯◯時とか言っていたのでは混乱するし、そもそも午前、午後といった言葉をつけ ることがムダだ。1時「半」というようなあいまいな表現もせず、必ず4ケタで話し、表す。午前1時半なら0130、午後1時半なら1330だ。

P.39
私はメモだけでなく、パソコンのフォルダやファイル名の頭にも、日付の6ケタの数字を使うことが多いです。


2. 箇条書きで「一文一意」を徹底する

メモを文章で書こうとすると、いったん自分の頭の中で文章を整理しなければならなくなるが、それは瞬時にできることではない。人の話を聞きながら頭で整理し文章化して書く余裕などない。また、文章化したメモだと、読み返すときも全部の文章を読まないと意味を理解できなくなる。
メモにうってつけの書き方は箇条書きだ。

P.111

箇条書きをするにもルールがあります。

箇条書きの文章の鉄則は「一文一意」だ。それは一つの文には一つの意味のことしか書かないということだ。

P.47

最初に何のための情報なのかを書く。(中略)そうすれば、それ以降の箇条書きの情報が何のためのものかわかるので、単語を書くだけで以降の内容が理解できる。
次に前述の「一文一意」で書く。情報を単語のように短く捉えて、一つのことだけを書くと、読むよりも先に書いた字を目で見て理解できてしまう。「リンゴは甘いが、ミカンはすっぱい」。これだと1つの文章に2つの情報が入っている。メモの箇条書きにするなら、「リンゴは甘い」と「ミカンはすっぱい」は別の行に書く。

P.112
他にも箇条書きには重要なポイントがありますが、詳しくは本書を確認してください。


3. アルファベットを自分ルールでうまく使う

「AKB」の名は専用劇場がある秋葉原(AKIHABARA)、または略称の秋葉(AKIBA)に由来するといわれている。つまり地名を記号化して使っている。これはメモ術に必要なテクニックだ。
メモを書いていると何度も出てくる言葉や長い名称があったりする。自分の情報として書くのなら、自分なりの記号をルール化して使えばラクに、早く書ける。使いやすいのはアルファベット。1文字から3文字で表現すれば簡単だ。

P.153

「HND」はもともと「HANEDA」で、「NRT」は「NARITA」。
もうおわかりだと思うが、母音を抜いた表記になっている。この法則を使うといろいろな表記が簡単にすばやくできて、誰にもわかりやすい。(中略)
同じ部署の仲間とはアルファベット表記の法則の統一を図るとよい。部署のメンバーもアルファベットにして、田中は「TN」、橋本は「HM」、小笠原は「OGW」と漢字の頭文字を取れば簡単に表記できる。
スケジュールボードに書く行動などもアルファベットにしてしまえば書くわずらわしさが減る。昼食は「LC」、ミーティングは「MTG」

P.34
頻繁に使う単語は、アルファベットでどう書くかを決めてしまうと便利ですね。


4. カタカナを多用する

漢字は漢字自体に意味があるのでその意味を端的に表現できて情報を伝えやすい。見た目で意味がわかるという強みもある。しかし、画数が多いので、書くのに時間がかかるという弱点を抱えている。(中略)
これを解消するのがカタカナだ。
カタカナは画数が少なく、書くのに手間のかかる曲線も少なく、ひらがなのように「ミミズ化」しやすい要素が少ないので早く書くにはうってつけの文字だ。すぐに思い出せない漢字をさらりとカタカナにしてしまえばメモを取る時短にもなる。

P.37
「あれ?漢字でどう書くんだっけな…?」なんて迷うのは時間のムダですね。

画数の多い漢字・分からない漢字は、素早くカタカナで書きましょう。


まとめ

本書を読んでまず思ったのは、マインドマップに使える、あるいは似ている点があるということ。


ThinkBuzan認定マインドマップ・インストラクターの私は、ほとんどのメモをマインドマップでかくのですが、たとえばここで紹介した
  • 1. 日付・時間の書き方
  • 3. アルファベットを自分ルールでうまく使う
  • 4. カタカナを多用する
などは実際によく使います。

ほら。本書をマインドマップにまとめたものです。



日付は右上に「141013」と書いています(2014年10月13日)。

また私はよく使うキーワードについて、「情報」を「info」、「マインドマップ」を「MM」と書くルールを決めています(左下ピンクのブランチにあり)。

さらに、右の赤いブランチには「キホン」とあります。「基本」と書くのが面倒なのでカタカナで書いたのです。


マインドマップは箇条書きとは違いますが、「一文一意」と似た考え方です。

「一枝一意」とでも言いましょうか。文章ではなくキーワードでシンプルに書くため、「読む」ことなしに「見る」だけでパッと意味がわかるのです。



本『自衛隊に学ぶメモ術』にはマインドマップについては書かれていませんが、本書でメモの技術を学び、以下の本でセンスを磨くと、さらに良いでしょう。

かえのきかない人材になろう!『知的生産の技術とセンス』を高める4つのポイント 


あなたのメモ術も、ぜひ教えてくださいね!




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