【要チェック】あなたの「会議」がうまくいかない４つの理由

あなたの会議はうまくいっていますか？

「うまくいってる」と思っている方も、問題に気づいていないだけかもしれませんよ？

今日は本『そうか! 「会議」はこうすればよかったんだ』から、あなたの「会議」がうまくいかない４つの理由を紹介します。

1. 「アイデア出し」と「まとめ」の時間を分けていない

「アイデア出しと、まとめる過程は、必ず分ける」
これこそ、会議の生産性を高めるためのキモといっていい要素です。（中略）
とにかく、最初はアイデアを出せるだけ出すことが必要です。（中略）
そのアイデアの質は問わなくていいのです。批判もいりません。
P.86

司会者は、「アイデア出し」と「意見をまとめる」、この二つの作業を絶対に分けて進行してください。
P.93

ものすごく重要ですが、できていないことがほとんどではないでしょうか。

アイデアを言うたびに

「そんなの無理に決まってるだろ」
「それはちょっと難しそうですね」

などと言われてしまっては、意見を言う気になりません。

「アイデア出し」の時間は、どんなアイデアも認める。

評価は、あとでする。

これにより、発言がしやすくなるのです。

2. 話の脱線を許さない

しっかりした意見しか発言を許さない空気では、逆に良い意見は出てきません。参加者の息が詰まってしまいます。
そこで、司会者はある程度の脱線を許す気持ちを持ってください。（中略）リラックスした雰囲気から、良いアイデアは飛び出してくる。
P.115

とはいえ、ズレたまま戻れなくなるのも困ります。

最初の脱線は歓迎してもいいぐらい。多少の息抜きとして、ギスギスしないように潤滑油の役割を果たしてくれます。
でも、さらに次の発言者の発言もずれてしまって、3番目の発言者も……と延々と続いていくならストップが必要です。（中略）
脱線社が3人以上続いて、なお当事者がそのズレに気づいていない場合は、司会者の出番です。
P.186

むしろ会議の初めから脱線するのも手。

雑談から入って場を和ませてから、「ではそろそろ本題に…」とやると、会議中に発言が出やすかったりします。

3. 多数決で決めている

会議では多数決でものごとを決めることを避けましょう。
多数決は一見、民主的に見えますが、会社の会議で採用するにはふさわしくありません。
まず”責任の主体”がありません。表面的には全員で決めているような印象を受けますが、それは誰の責任でもないということになりがちです。
また極論ですが、49対51で決まったとしたら、後が大変ですよね。（中略）
実行段階で足を引っ張る人が出て、うまくいかなくなりかねません。
P.138

あの秋元康さんも、「平均点ではつまらない」と言っています。

プロはこう考えてたのか！ヒットメーカー秋元康のAKBを生み出した３つの考え方

多数決でなければ、どうすればよいのか。

あくまで基本は上司も含めて参加者みんなが納得した形に持って行きましょう。
P.139

そうは言っても、なかなか意見がまとまらない、納得してもらえないこともあるでしょう。

そういうときは、上司が決め、責任を取る。それが上司の仕事ですね。

4. 反対意見が出ない・許さない

反対意見のまったく出ない会議は失敗だといえるでしょう。圧力があって最初から一つの意見に決まっていたことになる。それは、やらなくてもいい会議です。
では、なぜ一つ、二つしか意見が出ないのか。
たぶん、多くの場合は、誰かの期限を損ねないように、気を遣っているのでしょう。無言のうちに意見が圧殺される場ができてしまっている可能性が高いのです。
P.143

会議の参加者は意見の対立を避けてはいけません。（中略）
会議の参加者に一人も”敵”はいません。あなたにとっては反対意見の支持者であっても、抵抗勢力は敵ではないんです。会議の参加者はあくまで全員が味方。会議でより良い結論を出すために、お互いに協力し合う関係なんです。（中略）
反対や批判をする人がいても、それは意見の弱点を教えてくれているんだと考えましょう。
P.146

とはいえ、場を壊さないような配慮は大切。

「言い方」一つで、印象はずいぶん変わるものです。

たとえば、「反論」ではなく「別意見」として伝えると相手も不快な感じはしません。

「いや、それは無理でしょ！逆に…」

などと反論するのではなく、

「なるほど、そういう意見もありますね。別の意見として、こういうのはどうでしょう」

と伝えるのです。

あなたは大丈夫？「会議で自分の考えをうまく伝えられない」問題を解決する5つの考え方

まとめ

そうか! 「会議」はこうすればよかったんだ (マイナビ新書)

posted with ヨメレバ

齊藤正明マイナビ 2014-02-22

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ここでは『あなたの「会議」がうまくいかない４つの理由』という切り口でまとめてみましたが、実際の本には会議の基本から応用まで書かれています。

会議の困り事（寝てる人・意見を言わない人・批判ばかりする人・話を脱線する人などをどうすべきか）なども書かれていて、面白い内容です。

話が脱線（！）しますが、本書を読みながらマインドマップにまとめる様子を動画でアップしました。

そのマインドマップを元にこの記事を書いたので、ぜひチェックしてみてください。