「やることが多くて頭がいっぱい!」というあなたの心に余裕が生まれる3つの方法  はてなブックマーク - 「やることが多くて頭がいっぱい!」というあなたの心に余裕が生まれる3つの方法

会社員のための究極のタスク管理 「君ならまかせて安心」と言われる仕事術  5つのコツで「時間」と「情報」は自由に使える! (impress QuickBooks)

私が思う時短術とは、スピードアップではなく無駄を省くことです。

スピードアップも必要ではありますが、そもそも必要のないことをスピードアップしても意味がありませんよね。


電子書籍『会社員のための究極のタスク管理 「君ならまかせて安心」と言われる仕事術』は、人気ブロガーはま さん(@Surf_Fish) が仕事に家事にと猛烈に忙しく苦しんでいた状態から「自由な会社員」になった方法が書かれた本。

実際、「やるべきこと」に日々追われ、「やりたいこと」ができていない方は多いのではないでしょうか。


今日は本書から、「やることが多くて頭がいっぱい!」というあなたの心に余裕が生まれる3つの方法を紹介します。





1. 「やるべきこと」を物理的な行動として書き出す

次にとるべき行動を少なくとも1つ書き出しておくことをおすすめします。
その際に書き出す内容は、実際に自分が手を動かすこと、つまり、物理的な行動にしておいてください。「考える」「決める」などは要注意です。これらは「〜で調べる」「考えを書き出す」「◯◯さんと相談する」などといった行動に置き換えることが可能です。
もし「考える」「決める」などと書いた場合、実際に、その「プロジェクトノート」を見返して手を付ける段階で、実際には、どんな物理的行動を起こすか迷ってしまい、手を付けられなくなってしまう可能性が高いです。

「やるべきこと」を書き出す、というのは誰もがよくやることかもしれません。

そのとき「物理的な行動」として書けば、そのリストを見て行動しやすいのです。


以下のどちらが行動しやすいか、ということです。
  • 案件Aの作業時間短縮について考える
  • 案件Aの作業時間短縮について、アイデアを書き出す


2. 時間の使い方を記録してみる

自分が行っていることについて知る必要があります。そのために役立つのが行動記録をつけることです。
行動記録を習慣づける際、まずは手がきで行動記録をとるところから始めてみることをおすすめします。少し面倒に思うかもしれませんが、「行動を記録する」という習慣と、「行動を記録するために新しい道具を使う」という習慣を、同時に始めると挫折しやすいからです。

行動記録をとりはじめると、ほとんどの人に起こる変化があります。簡単に言うと「サボったり、ダラダラしたり」することが無くなるのです。これは行動記録をとることにより、自分の行動記録を客観的に見つめることができるようになるためです。

お金の使い方も、記録してみると色々な無駄に気付くものですが、時間についても同じというわけです。


手がきでの行動記録に慣れたら、タスクシュート2というエクセルのマクロを使うのが良いといいます。

正直「値段が高いなぁ」と思いますが、私の周りにも信者は多くいます。

しっかり使いこなせる方なら、それによって生まれた自由時間のほうが払ったお金よりはるかに価値が高いでしょう。

まずは手がき、そしてタスクシュートの無料版を試してみると良さそうです。


ちなみに著者のはまさんは行動記録をしたことで「時間をずらす」という改善案に気づいたそうです。

24時に寝て7時に起きる生活から、21時に寝て4時に起きるように変えて、自分のやりたいことをやれるようになったといいます。

記録し、「見える化」したことの効果ですね。


3. 二回以上作業することはチェックリストを作る

チェックリストの活用はとても手軽で効果のある効率化手段です。2回以上行う作業についてはチェックリストを使う習慣を身につければ、迷いとミスのない仕事ができ、効率化が進むでしょう。

「手順書」とか「持ち物リスト」のようなものですね。

何度もする作業についてチェックリストを作っておけば、毎回同じことを考える必要がなく、リストにそって淡々と作業すれば済みます。


たとえば料理のレシピがあれば、それを記憶したり毎回手順を考えたり迷ったりする必要がありません

同様に、
  • ブログを書くときのチェックリスト
  • 出張に行くときの持ち物リスト
など作れば、毎回ムダな時間を短縮できます。


まとめ


ここでは、本書の中からごくシンプルで基本的な内容を3つ紹介しました。

著者のはまさんは、
  • GTDで情報管理を
  • タスクシュートで時間管理を
それぞれ身につけたことで、自由が増え、周りから認められるようになったといいます。

個人的には、GTDを「情報管理」と捉えていなかったので驚きました。

私はGTDの手法で、シンプルに「タスク管理」をしています。

「シンプルに」とあえて書いたのは、著者のはまさんがGTDをアレンジして複雑にしていたことが興味深かったからです。

各々の環境などに合わせて、より効果が出るよう手法をアレンジするのはとても良いと思います。

ただしあまり複雑な(あるいは細かい)方法では、「タスク管理」手法そのものに興味があったり、細かい作業が得意な人でなければ難しいでしょう。

私のようにズボラな人間には、「なんてスゴイんだ…」と感心するだけで、真似できると思えないのです。


そういう意味で、原典である『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 』の「シンプルな」GTDをまず理解することが大切かと。

私も久々に再読しようと思いました。

そして必要があれば、自分流にアレンジするのが良いのではと思います。

そのアレンジの参考として、ここで紹介した『会社員のための究極のタスク管理』にある、はまさんの工夫や考え方はとても具体的で、参考になります。


こうした安い電子書籍をスマホに入れておくと、通勤中や人待ちなどちょっとしたスキマ時間を有効に活用できますね。

フェイスブックページには、本書を読んでかいたマインドマップを掲載しています。




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