知らないと損する!「必ず通る!資料の作り方」4つのポイント  はてなブックマーク - 知らないと損する!「必ず通る!資料の作り方」4つのポイント

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あなたは「資料作り」が得意ですか?


現在発売中の『日経ビジネス Associe (アソシエ) 2014年 06月号』の特集は、「必ず通る!資料の作り方」。

私も昔、上司から何度も何度も資料修正を命じられて鍛えられましたが、資料作りのポイントを押さえていたら初めからもっとうまくいったように思います。


興味深い内容が多かったので、その中から4つ紹介します。





1. 「数字」を盛り込む

「数字の裏付けのない資料の価値は、ゼロに等しい」
日本を代表する経営者の1人、ソフトバンク孫正義社長は、ビジネスにおける「数字」に対しての嗅覚が人一倍強く、わずかな”異常値”も敏感に見抜く。(中略)
「孫さんは『正しい数字を見ていれば正しい判断ができる』という基本思想があります。どんな問題であれ、その本質を把握しなければ解決に至らない。問題の本質を把握するためには、正しい数字がその裏付けとともに適切に記載されている資料が、必要不可欠と考えています」

P.017
数字のない資料は信用されないし、説得力がありませんね。

私も以前、後輩のプレゼン資料の「作業時間を短縮できます」というのを見て「何分短縮できるの?」とツッコんだことがありました。


「作業時間を短縮できます」
「作業時間を5時間、短縮できます」

どちらが説得力があるか、ですね。


2. シンプルにする

よくある話ですが、大きな金額を動かした企画書ほど、3ページ程度のシンプルなものだったりします。ですから、分厚いだけで「ダメだろう」と思われてしまいます。
(中略)
伝えたいことをすべて盛り込もうとして分厚くなってしまっている企画書は本当に残念ですね。結局、「何がいいたいのか」を伝えきれていません。

P.026
サイバーエージェントの社長である藤田さんは、本誌の『藤田社長が「よし」と答える”通る”企画書の鉄則』のなかで上記のように言っています。


企画の内容や資料の内容がいくら良くても、読んでもらえなければ意味がありません。

ところが、「資料を全てしっかり読んでもらえて当たり前」という考えの方が多いように思います。

逆に「読んでもらえない」前提で、いかに「読もう」と思ってもらえるものにするか工夫することが必要ではないでしょうか。

その1つの方法が、「シンプルにする」ということ。

ブログやメールでも同じかと。


3. 資料の3大ポイント「What」「Why」「How」を押さえる

資料に欠かせない3つのポイント、「What」「Why」「How」を押さえること。
企画書であれば、「What」はこの企画書はどういうものか、「Why」はこの企画がなぜ必要なのか、「How」はこの企画をどうやって実現するかに関する情報だ。
具体的には、「What」には目的など、「Why」には背景、「How」には実現方法などを書く。
特に重要なのが「Why」だ。相手に、「たしかにそれは必要だ」と納得してもらう理由を明確に提示できるかどうかで、その資料が通るかどうかが決まる。

P.034
特に重要と書かれていますが、「Why」が抜けている資料が意外と多そう。

気をつけたいですね。


4. プレゼン資料は「疑問」→「結論」→「理由」でシナリオを作る

「疑問」「結論」「理由」の順番でシナリオを作ること。「結論を先に言え」とよく言われるが、1分間プレゼンでは違う。
「結論の前に疑問(問いかけ)を言うことが大切です。そのほうが説得力が増しますし、聞き手の興味を引きつけられます」

P.045
本『コクヨの1分間プレゼンテーション』著者はこのように言っています。

たしかに「疑問」があると「結論を知りたい!」という欲求が高まり、説得力が増しそうです。

とはいえこれは「1分間プレゼン」での話。

1分=60秒のうち、
  • 疑問=15秒
  • 結論=10秒
  • 理由=35秒
という内訳なのだそう。疑問に使うのはたった15秒です。


通常のプレゼンで「疑問」を頭に持ってくるとしても、なるべく短くしたほうが良さそうですね。

最初の「疑問」が長いと、「結論」を聞く前に飽きてしまうかもしれません。



まとめ

他にも本誌には、
  • マッキンゼー、ボスコン…「2大コンサル」出身のプロが指南する資料の鉄則
  • トヨタ式「A3資料」が成果を上げる理由
  • 3ステップで簡単”「資料の作り方」
など、興味深い記事がたくさん。

さらに付録の「グラフ・図表」作成ブックは、グラフの鉄則や見やすく工夫する方法などが◯×の比較など分かりやすくまとめられています。


あなたは「資料作り」が得意ですか?




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