ハーバードで講師をしながら世界的企業の会長として結果を出し続けた男の「超」効率仕事術4選  はてなブックマーク - ハーバードで講師をしながら世界的企業の会長として結果を出し続けた男の「超」効率仕事術4選

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どうしたらそんなに多くのことをこなせるんですか、とよく聞かれる。私はほぼずっとふたつのフルタイムの仕事を掛け持ちしてきた
(中略)
決め手になったのは、キャリアの初期に、勤勉さと念入りな計画だけでは成功できないと気づいたことだ。

P.8
たくさんの仕事をこなそうと思ったら、「頑張る」という気合だけではダメなのです。

それで失敗した経験、ありませんか?


では、何が必要なのでしょうか。

本『ハーバード式「超」効率仕事術 』に、その全てが書かれています。

今日は本書から、ハーバードで講師をしながら世界的企業の会長として結果を出し続けた男の「超」効率仕事術を4つ、を紹介します。





1. すべてを書き出す

すべき仕事を一枚か二枚の紙に全部書き出してみる。
(中略)
しかし、ここで終わってはいけない。緊急事態への対処とだれかに頼まれた仕事 への対応に全ての時間を使っていたら、いつまでたっても進歩はない。そこから抜け出すためには、自分がなにをしたいのかを考える必要がある。たとえば、 キャリアアップといった長期的な目標だ。あるいは、新しいスキルを身につけることや、より多くの同業者と知り合うといった、短期的な目標でもいい。任され た仕事を書きだした紙に、そうしたキャリアの夢や目標を加えてみよう。ここで仕事と目標を分ける必要はない。とにかく全部書きだしてみること。整理するの は次の段階だ。

P.25
ものすごくシンプルですが、非常に重要ですね。

私たちは、たくさんの情報を頭の中だけで処理するのには限界があります。

書き出して「見える化」すると、ずいぶん頭がスッキリします。


そのあと本書では、書いた項目を3つに分類。
  • 長期(キャリアの目標)
  • 中期(3〜24ヶ月)
  • 短期(1週間以内)
さらにその中で優先順位を決めていきます。

詳しくは本書『ハーバード式「超」効率仕事術 』を確認して下さい。


大人気のタスク管理法GTDでも、まず「気になることすべて」を書き出してから分類するというステップがありますね(分類の方法は違いますが)。



2. 優先順位の低い仕事はOHIOの原則を適用する

以前、州の税務当局から不足税額の通知を受け取った。金額が少額で忙しかったので、私はその通知をオフィスの本棚に置きっぱなしにしていた。一週間後にそ のことを思い出し、返事を出すことにした。だが、通知をどこに置いたか思い出せない。通知書を探すのに一時間を無駄にしてしまったーーしかも、それをもう 一度読んで、そもそもなにが不足だったのかを思い出さなければならなかった。
こうした失敗を何度も繰り返した私は、改心してOHIOの原則を信奉 するようになった。OHIOといっても、オハイオ州のことではない。「その場で処理する(オンリー・ハンドル・イット・ワンス)」という意味である。つまり、優先順位の低いことは、できるかぎり気づいたときにすぐその場で終わらせる、ということだ。やり残しが増えると、結局は時間をムダにすることになり、 不安も高まる。

P.64
ここでいう「優先順位が低い」というのは、それでも結局はやらなければいけないこと、ですね。

それとは別に、そもそも「やらなくて済むこと」もありそうです。

人に任せるとか、あるいは本当に放置してしまって良いこととか。


3. スケジュールは左に、右には目的を書く

スケジュール表の左側は、今日中に終わらせる仕事の単なるリストである。本当に大切なのは、それぞれの用事や約束の右側に手書きで書かれた項目だ。
会議や電話の予定の右側に、私はその目的ーー達成したいことーーを書き込む。それを見ることで、電話や会議の最中に、しっかりとその目的に集中する。アポイントの終わりに、達成した目的を線で消し、必要な場合には次にすべきことのリストをスケジュール帳に加える。

P.88
「目的」を意識すること、大事ですね。

それを書いておくだけで、モチベーションや達成までのスピードも変わるでしょう。


4. 会議の終わりに決まったことを出席者に聞く

私は会議の最後にかならず、「次にすべきことはなにか、だれがそれをするのか、いつまでにするか」を聞くことにしている。全員がすべきことに賛同し、担当者みずからが締切を決めるほうがいいからだ。私は、予想外の遅れや問題の誤差を考慮して締切を決めるように伝えるだけだ。
参加者自身に次の行動と締切を設けさせることで、私はみんなに所有者意識をもたせようとしているのである。

P.137
会議の終わりに決まったことを確認するのは当たり前ですが、「出席者に聞く」というのが良いですね。

「明日の13:00までにAをやっておいてくれ」と指示するよりも、「明日の13:00までにAがほしい。いつまでにできる?」と質問するほうが、自分で締切を決めるので記憶にも残るし、責任感が生まれるでしょう。


まとめ

本書を読んで感じたのは、「効率化」は単に効率を良くするだけではダメだということ。

「結果」を出すという大前提ありきで、「効率化」に取り組む必要があります。

当たり前ではありますが、要領よくやることばかり考えて、結果に悪影響が出てはマズイわけです。


料理の鉄人は、効率よく仕事しながらも「お客様のため・相手のためになるなら、あえてひと手間加える」と言っていました。

「中華の鉄人」陳建一が仕事の段取りについて教えてくれること 〜本『段取りの鉄人』

自分本位の効率化になっていないか、気をつけたいところです。

その点、本書の著者は実際に大きな結果を出し続けている方。本書の内容は「結果を生み出すために効率よくやる方法」なわけで、信用できます。

目次:
1 いちばん大切な三つの考え方
(目標を設定し、優先順位をつける
結果に目を向ける
雑事に手間をかけない)

2 日々の生産性向上法
(日課を守る
身軽に出張する
効率よく会議を行なう)

3 個人のスキル向上法
(要領よく読む
読みやすく書く
伝わるように話す)

4 上司と部下をマネジメントする
(部下をマネジメントする
上司をマネジメントする)

5 実りある人生を送る
(一生を通してキャリアの選択肢を広げ続ける
変化を受け入れ、基本を守る
家庭と仕事を両立させる)

Amazonより
この手の本を読んだことのない方には大きな影響がありそうです。


逆にたくさん読んでいる方には目新しい内容は多くないかもしれません。

それでも「仕事がうまくまわっていない」と感じるとしたら、「知っているが実践していない」という状況があるのかも?

それならそれで、読む価値はありそうです。


実はこの記事自体、本書3章の「読みやすく書く」にある手法を使っています。





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