和田裕美さんに学ぶ!性格がよくなる5つのメールの書き方  はてなブックマーク - 和田裕美さんに学ぶ!性格がよくなる5つのメールの書き方

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子供の頃に読書感想文や作文が苦手だった人も、今日では「文章」を書く機会が多くあります。


ふだん一番文章を書くのは「メール」、という方も多いのではないでしょうか。

話す言葉よりメールの言葉のほうが多い人もいるかもしれません。


そう考えると、他人から見たら「メール作文能力」=あなたの性格、と言っても良いかもしれません。


本『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方―知らないうちに相手をカチンとさせていませんか? 』で、あなたのメールをチェックしてみては?

以下にポイントを5つだけ紹介します。




1. ポジションを意識する

これはメールを書く前に、相手から見て自分のポジションがどこかを意識する、ということです。

たとえば、おそらく悪気はないのに「上から目線」になってしまっている人がよくいます。

これは気をつけたい!『上から目線の扱い方』


以前、主催する名古屋ライフハック研究会イベントでのLT(ショートプレゼン)を希望していた学生さんから、イベント前日になって発表できないと連絡がありました。

実際のメールが、これです。

お疲れ様です

申し訳ないのですが、
今回忙しすぎてプレゼンを用意することができそうにありませんのですが、

プレゼンのほうだけ辞退させていただいてもよろしいでしょうか?

よろしくお願いします。

iPhoneから送信


会ったこともない方からの「お疲れ様です」で、まずビックリ。

そして、名前がないために、参加者リストからメールアドレスを頼りに誰だか調べる必要がありました。

さらに、「申し訳ないのですが」は、やや上から目線に感じます。


しかも、内容がプレゼンのドタキャンですから、とても残念。

悪気はないのだと思いますが、このような問題があったとき、メールの内容次第で印象がずいぶん違う気がします。

年齢・立場・関係など、「相手から見て自分のポジションがどこか」と考えてから、メールを書きましょう。


2. IEバランスを考える

Information(情報)とEmotion(感情)のバランスが大切ということです。


ビジネスメールならInformationに偏りがち。

一方、プライベートではEmotionに偏りがちですね。

ビジネスメールでも人と人のやりとりですから、Emotionを入れるべきだというのが著者の主張です。


これには共感します。

しかしいっぽう、本『伝説の元アップル・ジャパン社長の40講義 「これからの世界」で働く君たちへ』を読むと、著者とスティーブ・ジョブズのメールのやり取りは情報のみ

遠回しな表現や長文メールは、単なる言い訳だ」とあるくらいです。

元アップル・ジャパン社長に学ぶ!「これからの世界」で働くための5つの教え


これは文化の違いかもしれません。

相手が日本人かそうでないか、あるいは社内文化によっても、IEバランスは変わってきそうです。


3. 「相手はどこに共感して欲しいのだろう?」と考える

プライベートのメールで、グチや弱音などが送られてきたら、どうしますか?

私を含めた男性は、つい「アドヴァイス」したくなりませんか?(笑)


しかし、まずは「共感」が大切。

誰だって「共感」してくれたらうれしいです。

アドヴァイスは、求められたらすれば良いでしょう。

【全男性必読】キレる女性の扱い方 〜本『キレる女 懲りない男』


4. 「自分が悪いかも?」と考える

相手のメールにカチンとくること、ありませんか?

そこでメールで反論すると、ややこしいことになります。

相手の表情や熱がわからないメールでは、気持ちのすれ違いが起こるものです。


メールにかぎらず、こういう考え方はとても大切ではないでしょうか。

つい人は自分の文脈では自分が正しいと思ってしまいます。

しかし相手の文脈では、相手が正しいのです。

大人なら必ず身につけたい!仕事のトラブルや夫婦喧嘩がなくなる話し方 〜本『話す技術・聞く技術』


5. あえて「ため口」で距離を縮める

妙に堅い敬語でメールを書くと、相手との間に壁ができてしまいがち。

状況や相手次第では、少し言葉を崩しても良いかもしれません。


ただこれは、こういうことを考えたことのない人にとってはそのさじ加減が難しく、リスクが高い気も。


まとめ

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本『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方―知らないうちに相手をカチンとさせていませんか? 』には、実際のメールの事例がいくつもあり、気をつけるべきポイントやどう直せばよいかが分かりやすくなっています。


これで気づいたのですが、メールを添削されることってあまりないですよね。

今の時代、必要かもしれません。

私はありがたいことに、過去に仕事で上司からメールを徹底的に添削されたことがあり、少なくとも「意識」だけは身についた気がします。


本書については正直、納得のいかない点もいくつか。

たとえば、メールの基本形として「結論」を先に書かず
  1. あいさつ
  2. テーマ
  3. 理由
  4. 結論
としたり、メールの例文に「感情」を入れすぎてあまりに長い、など。


しかしここは、「自分が悪いかも?」と考えてみることにします。

性格がよくなるといいな(笑)。




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