これならできそう！理想の自分に近づくための「超簡単」タスク管理術　〜本『スマホ時代のタスク管理「超」入門』

正直言いますが、私は「タスク管理」という言葉にストレスを感じます。

手法やツールが複雑だったり、タスク「実行」ではなくタスク「管理」に労力がかかりすぎる（ように感じる）方法が多いと個人的に感じていたからです。

もしかしたら同じような方もいるかもしれません。

本『スマホ時代のタスク管理「超」入門 』は、そんな私のようなタスク管理アレルギーな人に向けて書かれた（？）、タスク管理の超入門書。

今日はそのなかからさらに簡単だけど大切なことだけ、5つ紹介します。

1. 人生で最も重視していることを朝イチで

1日の最初の時間は大事です。起きた直後の時間帯のことです。この時間帯のことを特に「ファーストタスク」とタスク管理では呼びます。
P.034

「自分が本当にやりたいこと」や「遠大な計画」を前項で紹介したようなプロジェクト管理ツールでプランニングして、それに取り組む時間を毎朝1時間は設けましょう。何かをやりだしてしまったら難しくなります。起きてすぐ、顔を洗って次に取り組むことくらいにしておくのです。
P.154

「タスク」という言葉にはどうも「やらなきゃいけないこと」＝「嫌なこと・面倒なこと」というイメージがあるかもしれません。

もちろん、仕事などでそういうタスクもあるかもしれませんが、「やらなきゃいけない」に忙殺されていては、自分の思い描く未来に近づいていないかもしれません。

「夢を実現させるための行動」は、時間があったらやるのではなく、朝イチでやるのが良さそうです。

朝イチのタスクが「やらなきゃいけない」ではなく「やりたい」なら、早起きできるようになる副作用もありそうですね。

2. 「ログ」をとる

特に大きめのプロジェクトについては、
作業をしたらログをとる
ことを習慣化してしまう必要があります。
特に複数のプロジェクトを抱えていたり、人によって「複数の夢」があるといった場合、作業を記録を残すことは第一に必要なことです。そうしないと何をどこまでやったのかわけがわからなくなるし、これからどうすればいいのかを知るための大事な手がかりを失ってしまうのです。
P.157

24時間すべてのことをログにとっている人には感心してしまいます。

そこまでしなくてもせめて、仕事や重要なことくらいはログをとりたいですね。

仕事ではやっていても、プライベートについてはできていない、という方が多いかもしれません。

次に似た作業をするときに作業時間の予測がつけられるのも大きなメリットですね。

3. 「ログ」をレビューし、「チェックリスト」を作る

目標達成のために何をしたか？
ためにならない何をしたか？
そのような記録が蓄積されていれば、ためにならない行動、すなわち目標から遠ざかっていくような行動を少しでも減らし、目標に近づけるような行動を増やすための心構えや方策を考えつくからです。
記録を振り返ると、何かしら「こうするべきではなかった」とか「こうしたらよかった」ということがいくつか思い当たるものです。例えば「会社の帰りにいつもラージサイズのラテを飲んでいるけど、これをやめればよかった」ということです。そのような思いつきがチェックリストの項目になるわけです。
（中略）
役立てやすいチェックリストを作り、ブラッシュアップするのが週次レビューでやることです。ログがなければレビューのしようがありませんから、ログを毎週レビューして、チェックリストを作りましょう。
P.162

「チェックリストをつくる」って、どうやったらいいの？
タスク管理の「週次レビュー」って、なにしたらいいの？

その答えが、これですね。

頭のなかで振り返るのではなく、ログがあるとスムーズですね。

4.「締切日」ではなく「実行日」を管理する

管理するべきなのは「いつ実行するか？」です。「締切日」はたしかに大事ですが、仕事が立て込んでいる人ほど「締切日」＝「実行日」となりがちなものです。それではもちろんいけないのですが現実はそうなる人が多いのです。
むしろタスクはうんと小分けにしてしまい「ここまでは今日が締切」という形にしてしまいましょう。それを毎日繰り返すと、気がつくと仕事が終わっている
P.067

「締切日」＝「実行日」となりがち…。あるある…ですね（笑）。

そうなる理由は「忙しさ」だけでなく、「締め切りまで忘れてる」というパターンもありそうです。

だから、タスクを小分けして、締め切りより前に「小分けしたタスクの実行日」を設けておくと良いわけですね。

5. いつでもどこでも見られるよう、スマホでタスク管理する

せっかく作ったタスクリスト、チェックリスト。

作っただけでなく、活かすためには、スマホで管理するのが一番です。

スマホから操作出来れば、

「リストを持ってくるの忘れた！」
「まずはパソコンをたちあげて…」

なんて面倒なことにならないわけです。

私は本書でも紹介されているiPhoneアプリ「domo Todo+」を使ってGTDしています。

基本的な機能はおさえており、

シンプル
Googleカレンダー同期
タスクのタグ付け可能

などが気に入っています。

概ね満足していますが、

チェックリストのEvernote同期
チェックリストのタグ付け管理

ができるようになると最強、と思っています。

他に良いアプリがあれば教えて下さい。

domo Todo+ (sync with Google Calendar™) 4.8.7（￥250）

カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
現在の価格: ￥250（サイズ: 3.4 MB）
販売元: Yutaka Yagiura - Yutaka Yagiura
リリース日: 2009/06/02

現在のバージョンの評価:

（12件の評価）
全てのバージョンの評価:

（789件の評価）

まとめ

私は外出前に必ず「カギ・財布・ケータイ」とつぶやきます。

いつも必要で、これさえ持って出ればなんとかなる、最低限の持ち物です。

これもチェックリストですね。

たった3つなので頭に入っているわけですが、項目が増えると覚えられません。

持ち物以外でも、仕事などで「あぁ、これは今後気をつけよう」とせっかくその場で思っても、それを忘れてまた同じミスをくり返すということはありがちです。

ためしにあれこれチェックリストをつくりまくってみると、面白いかもしれませんね。

そしてそれを次の機会にちゃんと確認するためには、いつも身近にある「スマホ」で管理しているのが一番です。

本『スマホ時代のタスク管理「超」入門 』には、もっと具体的な手法も多く書かれています。

どんなツールを使えばよいか
タスク名・プロジェクト名をつけるコツ
スターやフラグは何に使うべきか

などのライフハックも参考になるでしょう。

優しく書かれているのですが、結局なにからしたら良いのか…となってしまうかもしれません。

まずは、上記5つのうち、1つを実行してみてはどうでしょう。

そして実際にはもっと複雑なプロジェクト・タスク管理が必要になるはずです。それについてはぜひ本書を確認してください。