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Evernoteとモレスキンで重要な紙書類の紛失を防ぐ超簡単な方法
モノを探す時間ほど、バカバカしくムダな時間はありません。
中でも今日は、紙書類の話です。
重要な紙書類を、どう管理していますか？
このブログの読者のみなさんなら、ほとんどの書類はデジタル化してEvernoteに入れるなどし、紙書類はほとんどないかもしれません。
しかし、どうしても紙で必要なものもあります。
たとえば、保険の証書とか、資格の認定証とか、何かの契約書とか。
頻繁に使うものではないから、どこに置いたか忘れてしまいそうです。
そこで今日は、私がやっているオススメの方法を紹介します。
1. 高級バインダーに入れる
私は重要書類をモレスキンの高級バインダー、MOLESKINE モレスキン フォリオ ポートフォリオ A4 に入れています。
これは本『iPadバカ』がキッカケで購入しました。
iPadの本なのですが、こんな一節があったのです。
重要書類は、紙ベースでも保管する必要があります。ほとんどがA4サイズですので、モレスキンのフォリオ・ポートフォリオA4というA4サイズが収まる6 つの仕切りに分けられたアコーディオンファイルに入れています。4000円近くするバインダーですが、重要な書類を入れるので敢えて高級なバインダーを使 うようにしています。アマゾンでは2011/2/18現在、￥ 2,940ですが、それでもまぁ安くはありません。P.84
100円ショップのクリヤファイルでいいじゃないか、と思う方もいるかもしれませんね。
実際、私も以前はそうしていました。
が、クリヤファイルには、他に重要でない書類も入れますよね。
するとついうっかり重要な書類までいい加減に扱ってしまいます。
高級バインダーに入れておけば、扱いが丁寧になるし、他の重要でない書類との明らかな区別ができるのです。
それになにより、たった2,940円弱でちょっと高級な気分を味わえるって、いいじゃないですか（笑）。
ちなみに『iPadバカ』の著者、美崎栄一郎さんからこんなコメントをいただきました。
2. モノの住所を決める
これは片づけの基本ですかね。
神経質な方は、ＴＶのリモコンの位置がちょっとずれているだけでもイヤみたいですが（笑）、モノの定位置、つまり住所をきめるのはとても大切です。
3. Ｅｖｅｒｎｏｔｅでモノの住所管理
2で決めた住所を、Evernoteにメモしておくと便利。
モノが見つからずに困った時、Evernoteで検索すればよいからです。
マメな人なら、1つのノートにモノの住所録の表を作って、そこにきっちりと入力していくかもしれません。
が、私のEvernote活用のポリシーは「使うかもわからないものに時間をかけすぎない」。
「（書類名）」、「モレスキン ポートフォリオ」、「（場所）」などと、キーワードをEvernoteにメモしておけば充分でしょう。
あとで検索するときに自分がどんなキーワードで検索するかを考えて適当にメモしておけばOKです。
パソコンでもいいし、iPhoneからEvernoteあてにメールするだけでもOKだから超簡単ですね。
まとめ
ま、大事な書類を入れる引き出しが決まってるよ、絶対見つかるよ、って方は問題なしですが。
重要書類の管理に不安のある方はぜひ、
- 高級バインダーに入れる
- 住所を決める
- Evernoteに住所をメモ
だいたい1、2をすることでほとんど頭に残るので、3は「もしものための保険」です。
安心感が得られます。
余談ですが、高級バインダーモレスキン ポートフォリオ A4の用途は、自宅や職場での紙書類の収納だけではありません。
たとえば営業などでお客さんと会う職業の方。
想像して比べてみてください。
- バッグからヨレヨレの安っぽいクリヤファイルに入った書類を出す
- 高級感あるモレスキンのポートフォリオから書類を出す
クリヤファイルを使うにしても、ポートフォリオ からクリヤファイルを出すだけで印象はずいぶん違うでしょう。
さらに余談ですが、私は紙で残す必要がない書類のデジタル化にCanon imageFORMULA DR-150を使っています。
何百ページある本の自炊をするにはもっと高いFUJITSU ScanSnap S1500などが良いかもです。
ただ私のように名刺や雑誌の切り抜き、マインドマップなどのA4書類を数十枚スキャンしたいくらいなら、DR-150で充分。
何といっても、ScanSnapにはないこの高級感・スタイリッシュでオシャレなデザインが気に入ってます。
安いし場所を取らないコンパクトさもいいですね。
あ、Evernoteといえば、こちらもどうぞ。
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管理人のつぶやき
- [2011/02/19 12:16]
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